In breve: se le tue newsletter o campagne DEM contengono pixel di tracciamento che rilevano aperture e clic, quel tracciamento è un trattamento di dati personali e richiede una base giuridica propria, un'informativa specifica e, nella maggior parte dei casi, un consenso distinto da quello per l'invio. Il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto sul punto con un provvedimento dedicato, fissando le condizioni di liceità e un termine per l'adeguamento. Chi gestisce campagne email deve verificare la propria configurazione adesso, non alla prossima sanzione.
Cosa sono i pixel di tracciamento e perché interessano al Garante
Il pixel di tracciamento è un'immagine invisibile di un pixel inserita nel corpo dell'email: quando il destinatario apre il messaggio, il pixel viene caricato dal server del mittente, che registra apertura, orario, dispositivo e spesso indirizzo IP. È lo strumento con cui le piattaforme di email marketing costruiscono le statistiche di apertura e i profili di engagement dei contatti.
Il punto giuridico è che questa rilevazione avviene sul terminale dell'utente e produce informazioni riferite a una persona identificata: si applicano quindi le regole sull'archiviazione di informazioni nei dispositivi (la stessa logica dei cookie) e quelle generali del GDPR sul trattamento. In altre parole: il fatto che il contatto abbia acconsentito a ricevere la newsletter non copre automaticamente il tracciamento del suo comportamento di lettura.
Cosa chiede il provvedimento
L'impostazione del Garante si può riassumere in tre punti. Primo: il tracciamento tramite pixel richiede il consenso preventivo dell'interessato, specifico e distinto da quello per la ricezione delle comunicazioni, salvo che il tracciamento sia disattivato di default. Secondo: l'informativa deve dichiarare espressamente la presenza dei pixel, le finalità della rilevazione e i tempi di conservazione dei dati raccolti. Terzo: le impostazioni delle piattaforme di invio vanno riviste, perché nella configurazione standard il tracciamento è quasi sempre attivo per tutti i destinatari.
Il provvedimento ha fissato un termine entro il quale i titolari devono adeguare le proprie pratiche: superata quella data, le campagne con tracciamento attivo senza consenso valido diventano un'esposizione sanzionatoria concreta, in un'area, il marketing via email, dove il Garante è già tra i più attivi in Europa.
Cosa fare, in pratica
Il percorso di adeguamento è lineare se affrontato per tempo. Si parte dalla ricognizione: quali piattaforme usi per l'invio (le più diffuse hanno tutte il tracciamento attivo di default), quali pixel sono presenti, quali dati raccolgono e dove finiscono. Si passa poi alla scelta di fondo: disattivare il tracciamento, che è la via più semplice e per molte realtà sostenibile, oppure mantenerlo raccogliendo un consenso specifico, con la checkbox dedicata in fase di iscrizione e la possibilità di revoca. Infine si aggiornano informativa e registro dei trattamenti, e si documenta la scelta fatta: in caso di controllo, la differenza la fa poter dimostrare di aver deciso consapevolmente, non di aver lasciato le impostazioni di fabbrica.
Per chi usa il tracciamento a fini statistici aggregati, senza profilare i singoli contatti, esistono soluzioni intermedie che vale la pena valutare con attenzione caso per caso: la qualificazione dipende da come la piattaforma tratta effettivamente i dati, non da come chiama la funzione.
Il quadro più ampio
Questo intervento si inserisce in un filone coerente: il Garante sta portando dentro l'email marketing gli stessi standard già consolidati per i cookie sui siti web. Chi ha impostato correttamente la propria compliance privacy sul marketing ha già la struttura per assorbire anche questo adeguamento; chi si affida alle impostazioni di default delle piattaforme scopre ora che quelle impostazioni sono una scelta giuridica, fatta da qualcun altro.
Se gestisci newsletter o campagne DEM e vuoi capire dove sei esposto, scrivici o prenota una call: la verifica della configurazione è un intervento rapido, e farla prima della scadenza costa una frazione di una istruttoria.