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DPO esterno per la tua organizzazione

Il Data Protection Officer è una figura di presidio, non una firma su una nomina. Assumiamo incarichi di DPO esterno con un piano di attività annuale, verifiche periodiche e un canale diretto con le funzioni interne.

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Quando la nomina è obbligatoria

Il GDPR (art. 37) impone la nomina del DPO in tre casi: quando il trattamento è svolto da un'autorità o un organismo pubblico, quando le attività principali consistono in un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, e quando riguardano su larga scala categorie particolari di dati, come quelli sanitari, o dati relativi a condanne penali.

Nella pratica ci rientrano molte più realtà di quanto si pensi: strutture sanitarie e studi medici, fondazioni di ricerca, piattaforme che profilano gli utenti, realtà che trattano dati biometrici o applicazioni di AI su dati personali. E anche dove l'obbligo non scatta, una nomina volontaria ben strutturata è spesso la scelta più efficiente.

Come strutturiamo il mandato

Ogni incarico parte da un piano annuale condiviso con la direzione, così sai in anticipo cosa verrà fatto e quando. Limitiamo il numero di mandati attivi proprio per garantire presenza reale.

Il mandato include
  • Piano annuale di attività condiviso con la direzione
  • Audit periodici e formazione del personale
  • Monitoraggio continuativo e gestione dei data breach
  • Interfaccia con il Garante e con gli interessati

I settori che presidiamo

Lavoriamo come DPO soprattutto dove i dati sono il cuore dell'attività e dei rischi: sanità e poliambulatori, fondazioni e ricerca scientifica, gruppi industriali e tecnologici, servizi alla persona e realtà pubbliche, startup e piattaforme digitali. L'incarico è svolto da un avvocato certificato CIPP/E (IAPP) e DPO certificato CEPAS.

Per chi usa l'AI in modo strutturato, il mandato può integrare anche il ruolo di AI Officer esterno: un unico presidio su dati e intelligenza artificiale, con un solo interlocutore.

Domande frequenti

Meglio un DPO interno o esterno?
Il DPO interno conosce meglio l'organizzazione ma rischia conflitti di interesse se ricopre altri ruoli e raramente ha una specializzazione piena. Il DPO esterno porta indipendenza, competenza verticale e costi certi. Per la maggior parte delle organizzazioni medio-piccole l'esterno è la soluzione più solida; per le grandi realtà si valuta anche un modello ibrido.
Cosa succede in caso di data breach?
Il DPO viene coinvolto subito: aiuta a valutare la gravità della violazione, a decidere se serve la notifica al Garante entro 72 ore e la comunicazione agli interessati, e a documentare tutto nel registro delle violazioni. Con un DPO già dentro i processi, questa macchina parte in ore, non in giorni.
Il costo di un DPO esterno come si determina?
Su base annuale, in funzione della complessità dell'organizzazione: numero di trattamenti, categorie di dati, sedi, settore. Il preventivo è definito prima dell'incarico e comprende le attività del piano annuale, senza extra a sorpresa.

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